Senin, 25 Oktober 2010

MEMBAGIKAN DOKUMEN ( MATERI KLS XI )

MEMBAGIKAN DOKUMEN

1. Cara Pembagian Dokumen

Sebelum kita melakukan pembagian dokumen, hendaknya kita harus mengetahui tentang jenis-jenis dokumen.

Jenis-jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya akan kita bahas bersama.

Dokumen dapat dibedakan menjdi tiga macam, yaitu :

A. Dokumen Literal

Adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar atau direkam.

Contoh : Buku desertasi, majalah, skripsi, Koran, kompedium statistik, pita kaset, dokumen hukum, catalog, dll.

B. Dokumen Kolporal

Adalah dokumen yang berwujud benda-benda bersejarah.

Contoh : benda-benda seni, benda-benda kuno, seperti keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, senjata-senjata tradisional.

C. Dokumen privat

Adalah dokumen yang berwujud surat-menyurat/arsip yang dipelajari dalam ilmu kearsipan.

Contoh : surat pribadi, surat niaga, surat dinas ,dan lain-lain.

Dokumen privat meliputi bidang kearsipan secara umum bertugas untuk mengumpulkan warkat/arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.

Cara pembagian dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Tukar-menukar informasi.

2. Memberikan informasi.

3. Menerima informasi.

4. Berlangganan Koran atau surat-surat kabar lainnya.

5. Melakukan pembelian.

Dokumen yang berupa buku lembaran,laporan atau benda-benda tertentu barulah dapat berguna kalau dapat ditemukan pada saat diperlukan,sehingga banyak dokumen kurang berarti apabila dokumen tersebut sulit diketahui tentang isi informasi yang terkandung didalamnya.

Klasifikasi dan pengkodean dokumen

Pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan

Banyak waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan

Mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:

1. Nomor urut

2. Tanggal dokumen diperoleh

3. Penyusunan dokumen

4. Nama/judul dokumen

5. Kota tempat terbit

6. Nama penerbit

7. Tahun penerbitan

8. Jumlah halaman

9. Cara saat memperoleh

Pada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer. Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.

Dokumen bisa berwujud lembaran ,pita, rekaman ,atau film. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling.

Lain halnya dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan.

Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi. Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas

2. Teknik mengindeks

3. Teknik menetapkan kode

4. Prosedur dan teknik penyimpanan

5. Menentukan pencatatan yang diperlukan

KLASIFIKASI JUDUL ARSIP

Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:

1. Arsip perorangan

Arsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.

2. Arsip instansi pemerintah

Arsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.

3. Arsip niaga

Arsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.

4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)

Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.

Contoh :

Nama orang Indonesia perorangan : Dra. R.A Rostika Tri Hartini.

Judul : kode Ha

Indeks : Hartini , Tri Rostika, Raden Ajeng, Dra.

TEKNIK menetapkan kode

Dalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks .

Tata aturan mengindeks dapat dibagi menjadi 4 golongan ,yaitu:

A. Tata aturan mengindeks nama perorangan

Di dalam mengindeks nama perorangan ada 3 cara,yaitu:

1. Nama orang Indonesia

Di dalam mengindeks nama orang Indonesia terdapat 7 cara,yaitu :

1. Pada umumnya ,untuk indeks nama orang Indonesia adalah memakai nama.

2. Mengindeks nama orang Indonesia memakai nama marga adalah nama marganya

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

INFO SERTIFIKASI

Info Beasiswa S1 S2 S3

My Photos