Senin, 25 Oktober 2010

MEMBAGIKAN DOKUMEN ( MATERI KLS XI )

MEMBAGIKAN DOKUMEN

1. Cara Pembagian Dokumen

Sebelum kita melakukan pembagian dokumen, hendaknya kita harus mengetahui tentang jenis-jenis dokumen.

Jenis-jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya akan kita bahas bersama.

Dokumen dapat dibedakan menjdi tiga macam, yaitu :

A. Dokumen Literal

Adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar atau direkam.

Contoh : Buku desertasi, majalah, skripsi, Koran, kompedium statistik, pita kaset, dokumen hukum, catalog, dll.

B. Dokumen Kolporal

Adalah dokumen yang berwujud benda-benda bersejarah.

Contoh : benda-benda seni, benda-benda kuno, seperti keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, senjata-senjata tradisional.

C. Dokumen privat

Adalah dokumen yang berwujud surat-menyurat/arsip yang dipelajari dalam ilmu kearsipan.

Contoh : surat pribadi, surat niaga, surat dinas ,dan lain-lain.

Dokumen privat meliputi bidang kearsipan secara umum bertugas untuk mengumpulkan warkat/arsip atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar saat diperlukan mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.

Cara pembagian dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Tukar-menukar informasi.

2. Memberikan informasi.

3. Menerima informasi.

4. Berlangganan Koran atau surat-surat kabar lainnya.

5. Melakukan pembelian.

Dokumen yang berupa buku lembaran,laporan atau benda-benda tertentu barulah dapat berguna kalau dapat ditemukan pada saat diperlukan,sehingga banyak dokumen kurang berarti apabila dokumen tersebut sulit diketahui tentang isi informasi yang terkandung didalamnya.

Klasifikasi dan pengkodean dokumen

Pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan

Banyak waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan

Mencatat pada buku induk dokumen antara lain sebagai berikut:

1. Nomor urut

2. Tanggal dokumen diperoleh

3. Penyusunan dokumen

4. Nama/judul dokumen

5. Kota tempat terbit

6. Nama penerbit

7. Tahun penerbitan

8. Jumlah halaman

9. Cara saat memperoleh

Pada saat ini,dokumen telah banyak yang direkam atau dijadikan microfilm, bahkan ada pula yang disimpan dalam memori computer. Dengan pengolahan kode(kode sandi) akan dapat ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari.

Dokumen bisa berwujud lembaran ,pita, rekaman ,atau film. Untuk wujud dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipergunakan system kearsipan atau filling.

Lain halnya dengan dokumen yang terjilid ,penyimpanan ,penataan ,dan pengamanannya dipergunakan system perpustakaan.

Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi divisi,divisi dipecah lagi menjadi seksi ,dan seksi dipecah menjadi subseksi. Pembagian klasifikasi ini dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi.

1. Pola klasifikasi judul(caption)dan pembagian judul atas

2. Teknik mengindeks

3. Teknik menetapkan kode

4. Prosedur dan teknik penyimpanan

5. Menentukan pencatatan yang diperlukan

KLASIFIKASI JUDUL ARSIP

Arsip-arsip yang ditata menurut system abjad diklasifikasikan menjadi 4 kelompok,yaitu:

1. Arsip perorangan

Arsip ini diberi judul(caption)nama perorangan.

2. Arsip instansi pemerintah

Arsip ini diberi judul(caption)nama instansi pemerintah.

3. Arsip niaga

Arsip ini diberi judul(caption) nama perusahaan.

4. Arsip yang dikelola oleh badan-badan social.

TEKNIK MENGINDEKS(menetapkan unit)

Setelah menetapkan judul apakah nama perorangan,organisasi social ,instansi pemerintah, ataupun swasta,maka sekarang kita perlu menentukan unit-unit terpenting. Hal ini dikenal dengan mengindeks.

Contoh :

Nama orang Indonesia perorangan : Dra. R.A Rostika Tri Hartini.

Judul : kode Ha

Indeks : Hartini , Tri Rostika, Raden Ajeng, Dra.

TEKNIK menetapkan kode

Dalam menetapkan kode , kita menggunakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks .

Tata aturan mengindeks dapat dibagi menjadi 4 golongan ,yaitu:

A. Tata aturan mengindeks nama perorangan

Di dalam mengindeks nama perorangan ada 3 cara,yaitu:

1. Nama orang Indonesia

Di dalam mengindeks nama orang Indonesia terdapat 7 cara,yaitu :

1. Pada umumnya ,untuk indeks nama orang Indonesia adalah memakai nama.

2. Mengindeks nama orang Indonesia memakai nama marga adalah nama marganya

Rabu, 20 Oktober 2010



PROSES PENERIMAAN UANG DAN PEMBAYARAN ( MATERI KLS XII )


PENGANTAR

Proses Penerimaan Uang dan Pembayaran/Kas Kecil


PENGERTIAN KAS

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya tidak dapat

Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN BERJALAN DENGAN LANCAR.

PENGERTIAN KAS KECIL

Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.

Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka waktu tertentu.

TUJUAN DIBENTUKNYA KAS KECIL

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

  1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.
  2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :
    Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
  3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

PEMBAYARAN MELALUI KAS KECIL

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

PEMBAYARAN MELALUI KAS KECIL DILAKUKAN UNTUK HAL-HAL SBB:

  1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
  2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
  3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
  4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

PENGISIAN KAS KECIL

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

  1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
  2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
  3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

METODE IMPREST

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melakukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
  3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

  • Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
  • Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

METODE FLUKTUASI

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.

SOAL LATIHAN

1. Sejumlah uang tunai yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang relative kecil, disebut juga dengan:

(A) Imprest (C) Kas Kecil

(B) Fluktuasi (D) Bendahara Kas

2. Dana kas kecil biasanya diserahkan oleh bendahara kas kepada:

(A) petty cash

(B) kasir kas kecil

(C) kasir cash register

(D) bendahara proyek

3. Pembentukan dana kas kecil oleh pemegang kas kecil, biasanya disimpan di:

(A) Cash register (C) Fluktuasi

(B) Calculator (D) Imprest

4. Tujuan dari pembukaan dana kas kecil adalah:

(A) mempercepat tugas atasan untuk pengeluaran yang mendadak

(B) agar dana kas kecil digunakan hanya untuk pengeluaran saja

(C) supaya dapat mengdakan pengawasan terhadap kas

(D) uang yang ada dikas harus dibagikan ke posnya masing-masing

5. Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan disebut dengan:

(A) Kas Kecil (C) Deposito

(B) Cek Mundur (D) Cash

6. Alat pembayaran yang tidak masuk dalam kas adalah:

(A) uang kertas (C) deposito berjangka

(B) uang logam (D) simpanan di bank

7. Metode pembukuan yang paling umum digunakan oleh perusahaan adalah:

(A) Cash (C) Fluktuasi

(B) Cash Register (D) Imprest

8. Metode pembukuan kas kecil dimana pengisian kas kecil pada periode tertentu selalu sama disebut:

(A) Imprest (C) Cash box

(B) Fluktuasi (D) Cash Register

9. Pembelian pengharum ruangan sebesar Rp. 20.000,- jika dibukukan menurut metode Imprest, maka pembukuannya adalah:

(A) Pengharum ruangan bertambah Rp.20.000,-

Kas kecil berkurang Rp. 20.000,-

(B) Kas bertambah sebesar Rp. 20.000,-

Pengharum ruangan berkurang Rp 20.000,-

(C) Kas kecil bertambah Rp 20.000,-

Pengharum ruangan berkurang Rp 20.000,-

(D) tidak dibukukan pada tanggal pengeluaran, tapi dibukukan pada tanggal pengisian dana kas kecil

10. Pembelian Tip-Ex sebesar Rp 15.000,- jika dibukukan menggunakan metode fluktuasi, maka pembukuannya adalah:

(A) Kas bertambah sebesar Rp 15.000-

Tip-Ex berkurang sebesar Rp 15.000,-

(B) Tip-Ex bertambah sebesar Rp 15.000,-

Kas berkurang sebesar Rp 15.000,-

(C) Tidak dibukukan, dibukukan pada tanggal pengisian kas kecil

(D) semua jawaban salah

INFO SERTIFIKASI

Info Beasiswa S1 S2 S3

My Photos